Domiciliation: quelles sont les obligations du domicilié et du domiciliataire?
Pour tout entrepreneur, la domiciliation d’entreprise est une étape primordiale pour la constitution de votre société ou de votre entreprise.
Mais dans le cas d’un contrat de domiciliation, il existe des obligations qui vous sont propres en tant que domicilié ou communes avec le domiciliataire (société de domiciliation).
Vous trouverez ci-dessous un petit résumé des obligations que doivent respecter les 2 parties:
Les textes qui régissent la domiciliation
Les textes applicables sont ceux du code de commerce:
- Articles L.123-10 et suivants,
- Articles R.123-166-1 et suivants,
- Articles R.123-167 et suivants.
Les mentions obligatoires qui doivent apparaître dans un contrat de domiciliation:
Dans tous les cas, un contrat de domiciliation doit être établi entre le « Domiciliataire » et le « Domicilié » en intégrant des mentions obligatoires qui sont:
- Pour les 2 parties : le nom et la raison sociale, la forme juridique, avec les coordonnées, le numéro de RCS ( Répertoire du Commerce et des Sociétés) et les représentants légaux,
- L’adresse de domiciliation,
- Le détail des prestations fournies (réception des courriers, réexpédition…),
- Le fonctionnement des services et le tarif de chaque prestation, la périodicité et les modes de règlement et les raisons de surfacturation,
- La durée du contrat (théoriquement de 3 mois, renouvelable de façon tacite),
- Le dépôt de garantie et le montant,
- Les modalités de rupture du contrat par l’une ou l’autre des parties, de même que les clauses résolutoires,
- Une déclaration sur l’honneur,
- Procuration postale,
- Le nombre d’exemplaires du contrat avec la date et la signature,
- Les obligations du domicilié (pièces justificatives, carte d’identité, Kbis, quittance EDF).
Les obligations du domiciliataire
Normalement seules les obligations du « Domicilié » doivent être intégrées dans un contrat de domiciliation. Pourtant, le « Domiciliataire » doit également respecter certaines obligations.
Le « Domiciliataire » peut être une personne physique ou morale. Il ne peut en aucun cas exercer son activité dans un local destiné à usage d’habitation principale ou à un usage mixte.
Le « Domiciliataire » doit être titulaire d’un agrément (valable 6 ans et renouvelable) qui est délivré par le Préfet du département ou par le Préfet de police de Paris.
Il doit être immatriculé au RCS ou au RM. Il existe une exception dans le cas où le « Domiciliataire » est une personne morale française de droit public ou une association de personnes morales françaises de droit public.
Il doit fournir au « Domicilié » un local doté d’une pièce propre permettant d’assurer la confidentialité nécessaire et de réaliser une réunion régulière des organes chargés de l’administration, de la direction ou de la surveillance de l’entreprise, ainsi que la conservation des documents comptables.
Le « Domiciliataire » doit tenir pour chaque « Domicilié » un dossier contenant les pièces justificatives relatives au domicile personnel du domicilié (quittance EDF, téléphone, …) et ses coordonnées téléphoniques.
Le dossier doit comporter également les documents relatifs à chacun des lieux d’activités des domiciliés ainsi que le lieu de conservation de leurs documents comptables dans le cas où ils ne se sont pas conservés chez le « Domiciliataire ».
Le « Domiciliataire » doit tenir informer le greffier du tribunal de commerce compétent lors de l’expiration du contrat de domiciliation, pour le de cas de résiliation anticipée ou de la cessation de la domiciliation.
Le greffier du tribunal ou la chambre des métiers et de l’artisanat doit être informé lorsque le domicilié n’a pas pris connaissance de son courrier depuis 3 mois.
Tous les trimestres, le « Domiciliataire » doit envoyer au centre des impôts et aux organismes de recouvrement des cotisations et contribution de sécurité sociale compétents la liste des domiciliés durant cette période, ainsi que ceux qui ont mis fin à leur domiciliation.
De même, avant le 15 Janvier, il doit envoyer une liste des domiciliés présent en date du 1er Janvier.
Il met également en oeuvre toutes les procédures obligatoires relatives à la lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme prévue au chapitre 1er du titre IV du livre V de code monétaire et financier (articles L.561-1 à L561-45 du code monétaire financier).
Quels sont les obligation du domicilié ?
- La personne domiciliée s’engage à utiliser effectivement et exclusivement les locaux, soit comme siège de l’entreprise, soit, si le siège est situé à l’étranger, comme agence, succursale ou représentation;
- Il doit informer le domiciliataire de toute modification concernant son activité;
- Le domicilié doit déclarer le contrat de domiciliation au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés), en indiquant la mention du nom ou de la dénomination sociale et des références de l’immatriculation principal sur un registre public de l’entreprise domiciliataire;
- Le domicilié donne mandat au domiciliaire de recevoir en son nom toute notification;
- Dans le cas d’une personne physique, le domicilié doit déclarer tout changement de son domicile personnel. Pour une personne morale, déclarer tout changement relatif à sa forme juridique et à son objet, ainsi qu’au nom et au domicile personnel des personnes ayant le pouvoir de l’engager à titre habituel.
Les sanctions :
Dans le cas ou le domiciliataire ne respecte pas ses obligations, il est puni de l’amende prévue pour les contraventions de 5ème classe.
Il encours la même sanction, si il ne s’assure pas que le domicilié respecte les siennes.
Les entreprise de domiciliation qui exerce leur activité sans avoir au préalable obtenue leur agrément, ou après ou suspension de l’agrément, est puni d’un emprisonnement de 6 mois et d’une amende 7 500 €.
Auteur : Jerome Brouzes
www.full-service-montpellier.com
Source: Greffe du tribunal de commerce de Paris