5 bonnes raisons d’utiliser du secrétariat externalisé
Les 5 bonnes raisons d’utiliser du secrétariat externalisé pour votre entreprise
Dans un premier temps, avant d’exposer les 5 bonnes raisons d’utiliser du secrétariat externalisé pour les entreprises, il convient de définir la notion d’externalisation.
L’externalisation ne doit pas être confondue avec de la sous-traitance, ou de l’intérim.
En effet, l’externalisation c’est confier une activité à un prestataire extérieur plutôt que de la réaliser soi-même. Il s’agit du même principe que lorsque vous faites appel à une femme de ménage ou un jardinier.
L’externalisation a trois objectifs :
– Améliorer votre activité et utiliser les compétences disponibles, pour les introduire dans l’entreprise.
– Accroître la contribution de l’activité externalisée à la performance globale de l’entreprise.
– Exploiter l’activité externalisée pour développer de nouveaux services voire la création d’une nouvelle activité.
Vous l’aurez compris, l’externalisation est multiple ! Donc, si vous êtes une entreprise, il existe 5 bonnes raisons d’utiliser le secrétariat externalisé pour certaines de vos activités.
5 bonnes raisons d’utiliser du secrétariat externalisé
1. Flexibilité
La première raison de faire appel à une aide administrative externalisée pour votre entreprise sera la flexibilité. En effet, si vous embauchez une secrétaire en interne, celle-ci travaillera la totalité de la semaine même en l’absence de travail. Et par conséquent, sera rémunérée sans pour autant avoir effectué une mission et selon une certaine plage horaire. L’assistante administrative externalisée, elle, pourra travailler selon les horaires que vous souhaitez et selon vos besoins. Faire appel à une secrétaire externalisée vous permet de payer uniquement le temps passé sur une tâche donnée.
Pour vous donner un exemple concret, la période du bilan comptable est source de stress et de surcroit d’activité. Votre expert comptable va vous demander tous les documents dont il a besoin pour effectuer le bilan. Utilisez le secrétariat externalisé pour faire la recherche de tous ces documents et les classer pour votre expert comptable. Votre expert gagnera du temps qui ne vous sera pas facturé.
2. Liberté
Lorsqu’on est une TPE, être dirigeant est une activité à plein temps ! En effet, il faut développer son activité, chercher de nouveaux prospects, développer de nouveaux partenariats, recruter du personnel, parfois même le former, être un as de la communication… Tout cela prend beaucoup de temps et d’énergie !
La lourdeur de certaines tâches administratives ou financières prend énormément de temps. Mais surtout elle génère peu de valeur ajoutée. L’externalisation libère le dirigeant de ces tâches chronophages. Elle lui permet de se concentrer sur la création de valeur en développant son activité et ce qu’il sait faire de mieux.
Par conséquent, chaque partie participe activement à la vie de la société, tout en maîtrisant parfaitement son domaine d’activité et l’optimise pour gagner en efficacité.
Prenons l’exemple d’un artisan qui souhaite répondre à des appels d’offres. C’est un travail très chronophage, il peut faire intervenir une secrétaire externalisée.
3. Compétences variées
L’externalisation permet de confier plusieurs tâches provenant de domaines divers et variés. En effet, la secrétaire externalisée touche tous les secteurs d’activités et fait preuve d’une grande adaptabilité.
Par exemple, vous avez des impayés ? Vous devez relancer vos clients et vous occupez du traitement des rejets ? Confiez la gestion des relances à une secrétaire externalisée. Elle vous permettra d’alléger les tâches administratives qui peuvent s’avérer complexe et fastidieuses.
4. Absence de contraintes salariales
Les contraintes légales relatives aux salariés tendent l’externalisation à se développer. Ne pas embaucher en interne une secrétaire vous permet d’éviter les formalités trop complexes des ressources humaines. De plus, faire appel à une secrétaire externalisée permet aussi de réduire les charges salariales et patronales pesant sur votre entreprise. En effet, le recours à une activité externalisée vous permet de déduire certaines charges de vos impôts car vous faites appel à une prestation de service.
L’externalisation vous permet de ne pas avoir de formalités complexes et donc pas d’engagement contrairement à l’intérim ou à l’embauche.
5. Maîtrise des coûts
Avoir recourt à une assistance administrative externalisée pour votre entreprise vous permet non seulement de maîtriser votre budget mais également de le réduire. C’est d’ailleurs l’une des premières raisons d’externaliser ! Pour toute entreprise, l’aspect financier est un aspect très important, c’est le nerf de la guerre ! En effet, avec l’externalisation il sera possible au chef d’entreprise de déterminer un budget en fonction des prestations de l’assistante. Cette enveloppe sera fixée d’avance. De faite, fini les surprises en fin de mois, ou les factures venant se rajouter dans la comptabilité ! Votre budget sera alors maîtrisé !
Vous connaissez maintenant les 5 bonnes raisons d’utiliser du secrétariat externalisé !
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